効果的な会議の進め方(2/2)

2.2 ②議事進行役を決め、ホワイトボードに議事を板書していく

2.2.2 ホワイトボードの活用－事前準備

「会議は、始まる前から始まっています。」
議事進行役の方は、会議開始前に、ホワイトボードにあらかじめ板書しておきます。

何を書くか？
・左上に、議題を書きます。
・すぐその下に、現状を書きます。
・その右側に⇒を書いて、さらにその右側にあるべき姿を書きます。

ちょっと、解説します。なぜ、会議をするのかと言うと、解決したい問題があるからです。
言い換えると、あるべき姿と現状にギャップがあるからです。これを表したのが、上図の板書内容です。会議で話し合うのは、このギャップを埋めるにはどうしたらいいかです。参加者の意識が、最初からここにフォーカスされるよう、あらかじめホワイトボードに板書をしておきます。
ここまで書いたら、ホワイトボード付近の席に座って、参加者が来るのを待ち構えましょう。

2.2.3 原因の洗い出し

会議開始の時間になりました。参加者が、会議室に入ってきます。
中には、「忙しいのに会議なんて勘弁して」と顔に書いてある人もいることでしょう。着席した参加者の大部分の視線は、ホワイトボードか議事進行役に向けられていることと思います。

議事進行役は、会議を始めることを伝え、早速、宿題であった「伝票の提出が月末に集中してしまう原因」を聞いていきます。
参加者からの発言を聞きながら、それをホワイトボードに板書していきます。
書く場所は、現状の下がいいです。「原因」と表題を付けます。
一通り原因が出きりました。ホワイトボードは、下図のようになりました。

2.2.4 解決策を考える

これで、原因を把握することができました。
いよいよ、あるべき姿とのギャップを埋めるために解決策を考えていきます。
ホワイトボードのあるべき姿の下の方に、「解決策」と書きます。
そして、参加者みんなから、解決策を出してもらいましょう。
一通り解決策が出尽くしました。ホワイトボードは、以下の状態になっています。

尚、原因とそれに対応する解決策を矢印で結んでいます。

＜ビジネスパーソン　必読の書＞

2.2.5 取捨選択－どれを実行するか？

さて、ここで考えなければならないのは、「すべての解決策を実行するか？」と言うことです。もちろん、すべてできればいいですが、仕事は伝票処理だけではありません。
ここで取捨選択が必要になります。判断基準としては、以下があります。

・効果の大小：当然、解決策を実行するわけですから、他の案と比べて効果が大きい物を選びます。
・即効性：効果が表れるのが早いか否か。当然、早く効果が出る方がいいです。
・継続性：解決策を実施することによって期待される効果が一回だけなのか、継続的なのか？当然、選択すべきは、効果が持続するもの。
・費用の大小：解決策を実施するために必要はコストの大小（有無）。
・独自性：抱えている課題によっては、オリジナリティが求められることも。

今回のケースでは、どの解決策ともお金はかかりません。また、独自性も求められていません。
「効果の大小」「即効性」「継続性」で選んでいくと、まず「朝礼で周知、リマインドする」が、即効性の観点から採用可と思います。会議の次の日にでもすぐに実行できますし、伝票は月末までに出せばいいと勘違いしていた人に対してもすぐに効果が出ます。
但し、絶大な効果は期待できないですね。

そこで、もう一つ解決策を実施したいと思います。「出張より戻ってきたら速やかに作成」は、個人の意識の問題ですので外します。
「伝票作成の部内講習会を開く」と「伝票作成を手早く処理できるエクセルフォーマットを作る」をどう考えるかです。
ここでは、どちらか一つを実施することにしたとします。
どちらも、部全体に波及するので効果は等しく大きいと予想できます。
即効性は、いずれも準備が必要なので優劣はほとんどないと思います。
継続性は、どうでしょうか？部内の講習会は、人事異動等で新たに加わった人には、再度教えなければなりません。一方、エクセルフォーマットの方はと言うと、一回作ってしまえば、ずっと使えます。継続性の観点からすると、「伝票作成を手早く処理できるエクセルフォーマットを作る」に軍配が上がりそうです。
結論として、「朝礼で周知、リマインドする」「伝票作成を手早く処理できるエクセルフォーマットを作る」を実施することになりました。

＜ビジネスパーソン　必読の書＞

2.3 ③結論までたどり着いたら、ネクストアクション（誰が、何を、いつまでに）を決める

結論に至って、議事進行役としては、ホッと一息つきたいところですが、これで会議を終了してはいけません。このまま終了すると、実りの無い会議になってしまいます。
必ず、ネクストアクション（誰が、何を、いつまでに）を決めてから、会議を終えてください。例えば、下図のように書き込みましょう。

最後、ホワイトボードの写真を撮って、議事録として参加者に配信します。
ホワイトボードの日付の下に、参加者の名前を書くのもいいと思います。

まずは、自ら議事進行役に立候補してください。
ホワイトボードの板書は、最初のころはうまく書けなくても、とにかく気にせず参加者の発言を書いていってください。このホワイトボードに書く行為それ自体に、参加者を議論に集中させたり、話の脱線や議論の後戻りを防ぐ効果があります。

＜一緒にチェック＞
前編「効果的な会議の進め方(1/2)」はこちら。

＜関連記事＞　IT時代の新しい会議に付いて来てますか？？
議事録作成支援ツール － ボイスレコーダーとVrewの活用
Web（オンライン）会議のツール　－　USBマイク
他の人に差をつけるWeb会議、オンライン研修のテクニック　 Microsoft Teams x PowerPoint
Web会議、オンライン研修の方法(1/2) Microsoft Teamsの活用
Web会議、オンライン研修の方法(2/2) Microsoft Teamsの活用
オンライン講義・研修の方法(1)　－　講義・研修をライブ配信する
オンライン講義・研修の方法(2)　－　iV Camを使って講義・研修をライブ配信する
オンライン講義・研修の方法(3)　－　失敗しない為のアドバイス