効果的な会議の進め方(1/2)
1. 会議と生産性
「もう2時間も話している。。。」「また元に戻った。堂々巡りだ。。。」
会議の途中、心の中で何度つぶやいたことか。。。
日本のサラリーマンのほとんどが、経験したことのある感情ではなかろうか？
昨今、日本人の生産性が、低いということをよく耳にします。
私が最近読んだ書籍・安宅和人著『シン・二ホン』（68ページ、2020年、ニューズピックス）から引用しよう。
「（中略）GDPを見てみよう。世界的にアップトレンドの中、日本だけが伸ばせないという若干衝撃的な状況が25年ほど続いている。しかも、直近のトレンドが特によくない。まもなくドイツに並ばれかねない状況だ。人口が日本の3分の2で約8000万人しかいないドイツに並ばれるということは、生産性（人口一人あたりのGDP）が3分の2になるということだ。」
非常にショッキングな内容である。もちろん、日本の会議のあり方が、すべての原因ではないが、やはり改善するべきところは改善していくべきである。
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2. 直ぐにできる会議の改善方法
では、会議を短く、実りのあるものにするには、どうすればいいか？
会議の進め方（ファシリテーション）だけで一冊の本ができてしまうほどであるが、取り急ぎ会議を改善したい場合は、少なくとも下記３つをやってみるだけでも、今までの会議とは違ってくるはずである。
①会議招集を発信する際、決定したいことと会議までに考えてきてほしいことを明記する
②議事進行役を決め、ホワイトボードに議事を板書していく
③結論までたどり着いたら、ネクストアクション（誰が、何を、いつまでに）を決める
以下、順番に解説します。
2.1 ①会議招集を発信する際、決定したいことと会議までに考えてきてほしいことを明記する
会議が無駄に長い原因の一つが、事前準備が無いことが挙げられます。
会議室に入ってから、考え始めるパターンです。
これでは、参加者全員がお互いの貴重な時間を浪費することになります。
会議招集には、かならず1)当該会議にて決定したいことと2)会議に参加する前に参加者に考えてきてほしいことを明記するようにします。
以下、「伝票の提出が月末に集中することにより、伝票処理の担当者は月末になると深夜まで残業している」という問題を抱えている部署の会議を例にとり、説明していきます。
＜悪い会議招集の例＞
日時：2020年5月25日（月）11:00から
場所：第一会議室
議題：伝票処理に関する問題
よろしくお願いします。
＜良い会議招集の例＞
日時：2020年5月25日（月）11:00から（1時間）
場所：第一会議室
議題：伝票処理に関する問題
現状、伝票の提出が月末に集中しています。この為、毎月末になると、担当者は連日深夜まで残業しています。
＊あらかじめ、伝票の提出が月末に集中してしまう原因を準備して会議に参加してください。
以上のように、明確に議題と事前の依頼事項（宿題）を明記するようにするのです。
それから、上記の良い例には、「日時：2020年5月25日（月）11:00から（1時間）」のように所要時間を明記しています。
参加者が他の予定を組みやすくなるだけでなく、あらかじめ参加者に「1時間で会議を終わらせる」意識づけを与える意味合いもあります。
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2.2 ②議事進行役を決め、ホワイトボードに議事を板書していく
2.2.1 議事進行役の決める
会議が長い、決まらない原因の大部分が、これをしていないからです。
まず、議事進行役を決めましょう。
議事進行役は、会議の開始を宣言し、参加者に意見を求め、沈黙してしまった場合は発言を促し、脱線した話の流れを軌道修正したり、参加者の意見を分類したり、平易な表現に言い換えたりしながら、結論に導いていきます。また、時間内に終わるようにタイムキーピングも担います。
こう書いてくると、ハードルが上がってしまいますよね。誰もやりたがりません。
ここで言っている議事進行は、ファシリテーションともいわれていて、現在のビジネスマンにとって必須スキルの一つになっているほどです。知識だけでなく、実際の会議を通して訓練しないと養われないスキルです。
「そんなのすぐに出来る訳ないでしょ！」と思うでしょう。私は、ホワイトボードを活用することで、結構カバーできると思っています。
続きは、効果的な会議の進め方(2/2)を参照ください。
＜Study More＞
効果的な会議の進め方(2/2)
Web会議、オンライン研修の方法(1/2) Microsoft Teamsの活用
Web会議、オンライン研修の方法(2/2) Microsoft Teamsの活用
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