対策書、経緯報告書　７つの注意点　－　これだけ押さえれば失敗しない！

前回、「対策書、経緯報告書の書き方　サラリーマン国語」では、主に体裁、文書の流れ、必須項目を説明しました。
細かい点まで言及できなかったので、今回は「これだけは押さえておくべき」注意点７つ紹介します。

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①相手先の社名を間違えない！

お客様の社名を間違えたら、どんなに素晴らしい対策書、経緯報告書であっても、「一発退場」です。今一度、お客様の社名を間違えていないか、確認を怠らないでください。
＜確認のポイント＞
・（株）と略さない　
　　　　　＊正式文章ですので、「株式会社」とフルで書くこと！
・前株（マエカブ）、後株（アトカブ）は間違っていませんか？
・漢字は正確ですか？　
　　　　　例）渡辺－渡邊－渡邉、高橋－髙橋、工業－興行
・英語のカタカナ表記は正しいですか？　
　　　　　例）「ッ（小さいツ）」、「－（伸ばし棒、長音符）」の有無

②誤字・脱字は無いですか？

内容が良くても、誤字・脱字があると、台無しです。相手先社名と同様に、細心の注意を払って再確認しましょう。他の人にチェックしてもらう、時間があれば一日置いて再確認する等の対応を考えましょう。

これは誤字・脱字ではないですが、語彙の使い方として、「御社」ではなく「貴社」を使いましょう。「御社」は口語です。正式文章では、「貴社」を使いましょう。

③業界用語は極力避ける

顧客企業が同じ業界ではない場合は、業界用語は避けるべきです。業界用語を一般的な語彙に言い換えて書きましょう。
どうしても経緯、原因、対策を説明しようとすると、業界用語に頼ってしまいがちです。それの方が、我々としては楽だからです。
しかし、他の業界のお客様担当者は、通常、我々の業界のことは詳しくありません。お客様に発生した事案の経緯、原因、対策を理解いただき、引き続き取引していただくことが、我々にとっての対策書、経緯報告書を提出する目的です。
お客様が理解するのに苦労する文章を出すようでは、お詫びの気持ちは伝わりません。

④「誰が」「誰に」を明確にする

問題が発生する典型的な原因の一つに、複数の人が介在していることが挙げられます。人から人へ業務が移るその接点で、ミスが発生します。
このような原因がもとで発生したトラブルの対策書、経緯報告書を書く場合、読み手（お客様）にとって内容が複雑になりがちです。
書き方のコツは、今回「誰が」「誰に」何をしなかったから問題が発生し、今後「誰が」「誰に」何をすることにより再発を防止していくつもりなのかを明確にすることです。
日本語は主語を省きがちですが、内容が不明瞭にならないように、敢えて主語を明記するべきです。
（例）弊社窓口担当者が（誰が）、現場作業員に対して（誰に）口頭で作業指示を出してしまった。

或いは、もう一つの方法があって、主語を統一することです。最初の文章は主語を明記して、2文目以降は、主語を省略しつつも、最初の分と主語を変えないで書くことです。
（例）
＜経緯＞
６月２４日　　
弊社窓口担当者は、現場作業員に対して作業指示書を発行した。
（弊社窓口担当者は）現場作業員より作業指示書の不明点に関して確認を受けた。
６月２５日　　
（弊社窓口担当者は）現場作業員より別の作業指示書に関しても質問を受けた。
（弊社窓口担当者は）現場作業員に２つ目の質問の回答を一つ目の質問の回答として答えた。

上記の（弊社窓口担当者は）の部分は、省略してもいいでしょう。各文章の目線を揃える（主語を揃える）ことで、主語は「弊社窓口担当者」であることは明白です。

⑤原因と対策は対になるように

原因が複数ある場合、原因１）に対して対策１）、原因２）に対して対策２）というように、対になるように書いてください。原因が３つ掲げられているのに、対策は２つだけというのは、おかしいです。対策が１つ足りないか、或いは一つの対策が2つの原因に対応するものになってしまっているかのどちらかです。

（例）
＜原因＞
１）＊＊＊＊＊。
２）＃＃＃＃＃。
＜対策＞
１）＋＋＋＋＋。　　　　　
２）＆＆＆＆＆。　　　　　

原因１）に対応するのが対策１）、原因２）に対応するのが対策２）です。

⑥実施日を明記する

立案した対策には、必ず実施日を明記してください。
対策書、経緯報告書を提出する際に既に対策を実施済みでしたら完了日を、これから対策を実施する場合は完了期日を書きます。
「具体性に欠ける」「実行を伴わない」とお客様に思われてしまっては、対策が無意味になります。必ず実施日を記述しましょう。

（例）
＜対策＞
１）＋＋＋＋＋。（2020年6月24日実施済み）
２）＆＆＆＆＆。（2020年6月30日までに完了）

⑦最後にもう一回お詫びの文章を入れる

文章の冒頭で、お詫びの文言は入っていますが、最後にもう１回、謝罪の意を表わしましょう。
（例）
（文章の最後に。。。）
この度は、弊社の手違いにより注文とは異なる製品を納品することとなり、深くお詫び申し上げます。上記対策を徹底することにより、類似ミスの再発防止に努めてまいります。何卒、よろしくお願い申し上げます。

以上

以上、７つの注意点を紹介しました。作成した文章を確認する際のチェックリストとしても活用してください。

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