業務効率&仕事の質アップ   ショートカットキーを覚えよう アウトルック編

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PCキーボード

エクセル、パワーポイントに続き、今回はアウトルック(Outlook)のショートカットキーを紹介します。
エクセルでデータと集計したり、パワーポイントでプレゼン資料を作ったりするのに比べたら、メール処理自体は、重たい業務ではありません。但し、毎日、相当な件数のメールを処理して入りのではないでしょうか?
今回は、新規メール作成から、送信までをショートカットで素早く処理する方法を紹介します。

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Ctrl + N」で、新しい(new)メール作成画面を開きます。
もし、受信したメールに返信したい場合には、
Ctrl + R」で返信(reply)画面を開き、
Ctrl + Shift + R」で、受信者全員への返信画面を開きます。
一方、「Ctrl + F」で、転送(forward)画面を開きます。

メール作成画面が立ち上がると、カーソルは「宛先」欄にあります。
宛先を入力したら、「Tab」を押すことにより、カーソルを「CC」欄へ移動することができます。
更に、「Tab」を押すと、カーソルが「件名」欄へと動きます。もう一回の「Tab」で、本文の欄へ行くことができます。
ここまで、ノー・マウスで来ることができました。

本文の部分は、自分でキーボードで入力したり、他のメールやファイルから、コピー&ペーストする場合もありますね。この場合、どうしても様々なフォントの種類やサイズ、行間が、混ざってしまいます。これを一発で書式を揃えたいときは、揃えたい文章を選択して、
Ctrl + スペース」を押すことにより、設定してある標準書式に統一することができます。

メールが完成しました。送信は、「Alt + S」で行います。

いかがでしょうか?キーボードとマウスを行ったり来たりする必要が無くなりました。
これで、素早くメール処理が行うことができ、より重要な業務に時間を割くことができるようになります。
他のショートカットキーに関しても、下の表で紹介します。ご活用ください。

ショートカット操作備考
Ctrl + N新しいメール画面を開くNewのN
Ctrl + R返信画面を開くReplyのR
Ctrl + Shift + R全員返信画面を開くReplyのR
Ctrl + F転送画面を開くForwardのF
Ctrl + スペース標準書式に統一する 
Alt + S送信するSendのS
Ctrl + Z操作を元に戻す 
Ctrl + B文字を太字にするBoldのB
Ctrl + I文字を斜字体にするItalicのI
Ctrl + U文字に下線を引くUnderのU
Ctrl + CコピーするCopyのC
Ctrl + X切り取るXがハサミに見える
Ctrl + V貼り付ける 
Ctrl + Aすべて選択するAllのA
▲アウトルック(Outlook)のショートカット一覧

<ショートカットキーを覚えよう>
業務効率&仕事の質アップ   ショートカットキーを覚えよう エクセル編
業務効率&仕事の質アップ   ショートカットキーを覚えよう パワーポイント編
[PC操作時短] 動画で紹介 素早く画面を切り替えるショートカット3選

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